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5個訣竅:如何成功申請國際研討會補助?

18 June 2024

什麼是國際研討會補助

國際研討會補助是指由政府或學術機構提供的資金支持,目的是鼓勵學術界舉辦或參加國際學術研討會,以促進國際學術交流和合作。申請者需要根據各機構的具體要求提交申請,並在會議結束後提交相關報告和經費核銷文件。

國家科學及技術委員會(國科會)補助

國科會提供多種補助計畫,主要包括:

補助國內舉辦國際學術研討會

  • 申請條件:申請機構須為國科會核定的補助單位,且會議主辦人需為在職專任教學、研究或技術人員。
  • 會議類型:分為五類,包括由國際性學術組織授權主辦的大型會議、國內學術組織授權辦理的研討會等。
  • 申請程序:需在國科會網站上線上申請,並在指定期限內提交完整資料。

補助國內研究生出席國際學術會議

  • 申請條件:申請機構須為國內公私立大學校院,且研究生需為非在職專班博、碩士班在學研究生。
  • 申請程序:研究生需在線上填寫申請書,並提交論文摘要、發表證明、指導教授推薦函等文件。
  • 補助項目:包括機票費、註冊費等,並可依實際需要報支。

國際學者參加一個大型學術會議。(AI生成示意圖)

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學校的國際研討會補助

通常各大學可能會有自己的國際研討會補助,可以詢問學校的國際事務處。下面簡單提供2所大學的補助方式和資訊:

國立臺灣大學(NTU)補助

  • 補助對象:NTU各行政單位、院、系、所及中心。
  • 會議類型:包括校統籌國際組織相關會議及其他國際性研討會。
  • 補助原則:校統籌會議每案至多補助新臺幣30萬元,其他國際研討會每案至多補助新臺幣20萬元。
  • 申請程序:需於活動舉辦前兩個月提交申請表,並經相關單位會簽後送國際處審查。

國立成功大學(NCKU)補助

  • 補助對象:專任教師、博士級研究員及學生。
  • 補助項目:可與科技部經費共同支出,涵蓋機票費、註冊費等。

研究人員準備國際會議補助申請文件。 (AI生成示意圖)

如何成功申請國際研討會補助?5個需要注意的地方

1. 提前準備

提前準備是申請成功的關鍵。由於國科會的審核過程需要時間,通常約一個月,因此建議你至少提前兩個月開始準備申請材料。這樣可以確保有充足的時間填寫申請表、準備所需文件、聯繫指導教授撰寫推薦信以及解決任何可能出現的問題。

提前準備的步驟包括:

  • 檢查自己是否符合申請資格。
  • 收集並整理所有需要提交的文件。
  • 了解申請過程中可能遇到的問題並提前尋求解決方案。

2. 仔細描述研究貢獻

在申請表中,你需要詳細說明自己的研究貢獻。這部分是審核人員了解你研究的重要性和價值的關鍵。

  • 強調你的研究如何推動了該領域的進展。
  • 描述你使用的研究方法、數據分析過程以及得出的結論,並具體說明這些結論對學術界或實際應用的影響。
  • 例如,如果你的研究提出了新的理論模型,請說明這個模型如何改進了現有的理論。
  • 解釋你的研究與之前工作的關聯:這部分要強調你如何在前人的基礎上進一步深入,或者如何填補了之前研究的空白。這樣可以展示你研究的連續性和創新性。

💡 需要注意的是,這部分的內容盡量避免與研討會的研究摘要重複。你可以在這裡更加詳細地闡述研究過程中的技術細節和數據分析,而研討會的摘要則應該聚焦於研究結果和結論。

3. 論文被接受發表的證明文件

論文被研討會接受發表的證明文件是申請補助的必要材料。如果研討會官方沒有主動提供證明文件,你可以主動聯繫對方索取。寫信時要表明你的需求,並提供相關的背景資訊,以便對方了解並迅速回應。

如果研討會官方仍未提供證明文件,你可以製作一個文件檔,詳細說明預計何時可以取得證明,並向國科會說明此情況。這樣可以避免因為缺少文件而影響申請進度。

4. 指導教授推薦函

教授的推薦函在申請過程中極為重要。這封信應該由你的指導教授撰寫,並需要註明你的外語能力,以證明你能勝任此次研討會的報告工作。

推薦函應該包括以下幾個方面的內容:

  • 你的研究能力和成果
  • 你的外語能力
  • 為何你適合參加此次研討會

教授撰寫完成後,應該親筆簽名並掃描上傳。如果這兩部分沒有達成,申請可能會被退回。因此,提前請求教授的協助並多次提醒,確保推薦函按時完成。

5. 其他有助於審查之文件

其他有助於審查的文件包括論文全文,特別是首次發表的論文。如果研討會只要求提交摘要,則可以提供摘要即可。但是,若能提供完整的論文,會更有助於審核委員會了解你的研究深度和價值。

詳盡的研究報告,附有突顯部分和註解。(AI生成示意圖)

國科會出國補助的金額是多少? 上限是多少?

  • 一年僅有一次的補助機會
  • 亞太地區最高補助新台幣35,000元
  • 歐美及其餘地區最高補助新台幣55,000元
  • 紐西蘭、澳大利亞、土耳其地區也最高補助新台幣55,000元。

通常補助項目

  1. 往返機票費用:由國內至會議地點最直接航程之往返經濟艙機票費,並以搭乘本國籍之班機為限。
  2. 生活費用:出國期間的生活費用。
  3. 註冊費用:出席會議的註冊費用。
  4. 手續費:包括護照費、簽證費、黃皮書費、預防針費、結匯手續費及機場服務費。
  5. 保險費:因公赴國外出差人員綜合保險金額新臺幣四百萬元。
  6. 隨行看護費用:研究生因身心障礙達重度以上,需隨行看護陪同出席國際學術會議者,經核准得補助一名隨行看護人員之往返經濟艙費。

  • 國科會出國補助申請步驟

    下面資料根據如何申請國科會「國內研究生出席國際學術會議補助」的內容進行整理:

    步驟一:確認申請資格

    首先,需要確認自己是否符合申請資格。一般碩士研究生符合申請資格,而在職專班、在職生、科技專班、學分班、函授班、EMBA等類別的學生則無法申請。

    步驟二:註冊與登入

    接著,註冊一個國科會(NSTC)研究人員及學生帳號。如果你還沒有註冊帳號,請先進行註冊。註冊完成後,使用該帳號登入國科會(NSTC)的系統。

    步驟三:申請流程

    登入系統後,點選「申辦項目」,選擇「碩士生線上申辦項目」中的「補助國內研究生參與國際學術會議」。確認並修改基本資料後,按「確認」。閱讀注意事項,點「新增」,勾選「我已經詳閱上述聲明內容」並按「同意」,然後按「確定」。

    如實填寫申請表並存檔,接著依序填寫各項表格,完成後儲存,狀態會變成「已登錄」。

    步驟四:確認個人資料

    請確認「個人資料維護」中的「基本資料(c301)」、「學術著作資料(c302)」、「智慧財產資料(c303)」是否已更新至最新資料。確認完成後,回到申請頁面。

    步驟五:上傳證明資料

    將各項證明資料上傳至系統,檔案以pdf格式為主,且大小需小於5MB。

    步驟六:上傳推薦函

    請指導教授上傳推薦函。基於禮貌與學術倫理,研究生應提前兩星期告知教授協助撰寫推薦函。教授忙於教課和計畫,因此建議一收到研討會審核通過的信件後,立即準備填寫申請表,以免耽誤期限。

教授為學生的補助申請撰寫推薦信。(AI生成示意圖)

參考資料

AsiaEdit如何協助論文撰寫者

AsiaEdit專門從事編修學術手稿,確保它們符合國際出版的高標準。對於希望在期刊上發表的論文作者,AsiaEdit可以提供專家指導,從語言打磨到符合期刊要求,從而提高被接受的機會。

作者簡介

Jerome Chang

AsiaEdit 數位行銷

Jerome 是位有多年經驗的自由撰稿作家、數位行銷專家,目標通過提供準確有用的訊息來幫助學術作者發表作品。擅長SEO、內容行銷及社群媒體策略,致力於提升品牌在線上的能見度和互動。

附註

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